War das BGM in Ihrem Unternehmen in den letzten Monaten ziemlich ausgebremst?

Gut, wenn Sie jetzt wieder los legen können.

Nur? Wie soll denn Ihr Start aussehen? Einfach dort weiter machen, wo Sie vor der Krise aufgehört haben?

Ehrlich gesagt: Das ist überhaupt keine gute Idee.

Pandemien, wirtschaftliche Krisen, große Change-Projekte – das alles beeinflusst die Rahmenbedingungen für gesundes Arbeiten erheblich.

Wenn sich die Arbeitsverhältnisse in Ihrer Organisation verändert haben, dann sollten Sie das als Profi nicht ignorieren.

Denn die Frage lautet:

Was brauchen Mitarbeitende und Führungskräfte in der neuen Situation von Ihrem Betrieblichen Gesundheitsmanagement, um auch zukünftig gesund und leistungsfähig zu bleiben?

Wie Sie darauf Antworten kriegen, zeige ich Ihnen gleich.

Gucken wir erstmal auf die derzeitige Ausgangslage:

Wie hat die Corona-Pandemie die Arbeitswelt verändert?

Die Pandemie ist noch nicht vorbei. Is´ klar

Trotzdem:

Viele Befragungen zeigen bereits heute, was sich geändert hat – und zwar voraussichtlich dauerhaft.

Diese “Corona-Studie 2021: Home-Office – heimlicher Star oder stiller Verlierer” von AVANTGARDE Experts zum Beispiel:

 

Das mag in Ihrem Betrieb oder Ihrer Verwaltung nicht eins zu eins so stimmen. Aber an den großen Trends wird keiner mehr vorbeikommen:

• Das betriebliche Büro ist zukünftig nur eines von vielen möglichen Arbeitsorten.
• Starre Arbeitszeiten werden flexibilisiert.
• Lernen, kommunizieren, zusammenarbeiten – alles wird viel mehr online stattfinden, als früher.

 

Was brauchen Unternehmen also, um für diese Arbeitswelt gut aufgestellt zu sein?

Hier die Ergebnisse einer Befragung des Fraunhofer-Instituts IAO bei 500 Unternehmens-Entscheidern:

 

Entgrenzung, Führung, Selbstmanagement – das sind alles Themen mit einer großen Schnittstelle zu Ihrem Verantwortungsbereich: Zum Betrieblichen Gesundheitsmanagement.

Darum:

Klären Sie zu aller erst, wie die neuen Arbeitsbedingungen in Ihrer Organisation aussehen.

Sie brauchen eine Standortbestimmung.

• Werden die Arbeitszeiten bei Ihnen tatsächlich verändert? Wird arbeiten im Home-Office weiterhin möglich? Sollen Online-Meetings auch zukünftig genutzt werden?
• Was heißt das für die Situation der Beschäftigten und Führungskräfte? Welche Risiken und negativen Belastungen ergeben sich daraus? Wo sind vielleicht auch neue Chancen?

Und damit sind wir beim Dilemma.

Eigentlich haben Sie gar keine Zeit dafür, richtig? Und wie Sie da rangehen können, wissen Sie auch nicht genau?

Dann habe ich hier ein paar Vorschläge.

 

 

4 Tipps, wie Sie Ihre Standortbestimmung durchführen

1. Prioritäten neu setzen

Beginnen wir mit dem, was da so alles auf Ihrem Schreibtisch liegt. Sie haben viel zu tun. An Aufgaben, die in den letzten Monaten liegen geblieben sind, mangelt es Ihnen bestimmt nicht.

Was gar nicht geht:

• Sie packen auf Ihre schon volle Todo-Liste noch was oben drauf. Dann können Sie sich gleich Termine beim Psychotherapeuten reservieren.
• Sie streichen mal schnell frei nach Gefühl. Kann man machen. Hoffen wir, dass Sie dabei nichts Wichtiges übersehen.
• Sie verschieben das Priorisieren auf später. Keine gute Idee: Sie haben den Kopf nicht frei für Neues.

Besser ist:

Jetzt Ihre Aufgabenliste durchsehen, denn Sie brauchen freie Zeit, um die Standortbestimmung zu planen und durchzuführen.

Dafür finde ich die Logik der Eisenhower-Matrix ziemlich gut. Sie unterscheidet Wichtiges und Dringendes. Das sind wirklich zwei Paar Schuhe.

Wichtig ist das, was für Ihre Zielerreichung unbedingt getan werden muss. Was Sie weiter bringt. Nur das, was gerade sehr wichtig und sehr dringend ist, erledigen Sie sofort.

 

Lothar Seiwert erklärt in diesem Artikel, wie Sie mit der Matrix arbeiten können.

Als Einzelkämpfer im BGM haben Sie in der Regel wenig Möglichkeiten, zu delegieren. Sie werden mehr Aufgaben streichen oder neu terminieren müssen, um sich zu entlasten.

Besprechen Sie Ihre Todos und die Frage der Dringlichkeit und Wichtigkeit gegebenenfalls mit Ihrer Führungskraft und setzen Sie gemeinsam neue Prioritäten.

2. Termine dafür blocken

Haben Sie sich schon mal mit Zeitmanagement beschäftigt?

Dann kennen Sie das: Termine für bestimmte Todos, geblockt im eigenen Kalender, helfen dabei, Aufgaben auch wirklich umzusetzen.

Damit schaffen Sie für sich mehr Verbindlichkeit und es hilft Ihnen, dran zu bleiben.

Da gibt´s zwei Möglichkeiten:

a) Sie blocken sich regelmäßig kurze Termine. Zum Beispiel …

• jeden Tag eine Stunde
• oder jeden Dienstagnachmittag ab 15.00 Uhr.

b) Die Alternative, die ich effizienter finde, ist ein sogenannter Sprint. Dafür blocken Sie sich ganze Tage am Stück und arbeiten dann intensiv wirklich nur an einem Thema.

Sprinten hat den Vorteil, dass Sie sich nicht jedes Mal neu in Ihre Aufgabe eindenken müssen. Spart echt Zeit.

Probieren Sie beides aus und finden Sie heraus, was für Sie am besten funktioniert.

3. Interviews führen

Wie kriegen Sie nun mehr darüber heraus, wie die Arbeitsbedingungen bei Ihnen zukünftig aussehen? Welche neuen Belastungsfaktoren sich ergeben?

Mein Vorschlag: Fragen Sie die Verantwortlichen und Experten in Ihrer Organisation.

Wen meine ich damit?  Zum Beispiel …

• Ihre Geschäftsleitung
• einige Führungskräfte
• Vertreter des Betriebsrates
• die Personalleitung
• Ihre Fachkraft für Arbeitssicherheit

und all diejenigen, von denen Sie annehmen, dass sie Ihnen hilfreiche Antworten auf Ihre Fragen geben können.

Arbeiten Sie in einem Großunternehmen? Gibt es viele Führungsebenen? Dann wird es sicher nicht einfach, mit der Geschäftsleitung oder dem Personalleiter persönlich zu sprechen.

O.k. Dann klären Sie mit Ihrem Chef, welche Führungskräfte Sie fragen können.

Der einfachste und unkomplizierteste Weg dafür ist nach meiner Erfahrung, Einzelinterviews durchzuführen.

Bitten Sie jeden um einen Online-Termin und erklären Sie den Hintergrund und Ihre Zielsetzung. Ein knackiges Gespräch von 30 Minuten sollte Ihnen schon genügend Informationen liefern.

Bereiten Sie einen Fragenkatalog vor und stellen Sie den Ihrem Gesprächspartner vorher rechtzeitig zur Verfügung. So kann er oder sie sich vorbereiten.

Stellen Sie vor allem offene Fragen. Das sind solche, die sich nicht mit ja oder nein beantworten lassen. So erhalten Sie deutlich mehr Informationen.

Und begnügen Sie sich bitte nicht mit der ersten Antwort. Mit der Frage “Was noch?” können Sie immer wieder nachfassen.

Hier mal ein paar Beispiele:

• Inwiefern haben sich bei uns die Arbeitsbedingungen in den letzten Monaten verändert?
• Was davon wird voraussichtlich bleiben?
• Was ist geplant in Sachen Home-Office, Arbeitszeitflexibilisierung und digitale Zusammenarbeit?
• Was heißt das aus Ihrer Sicht für die Situation der Beschäftigten und Führungskräfte?
• Wo sehen Sie Gefährdungen oder Belastungen?
• Was sollte aus Ihrer Sicht getan werden, um die Gesundheit der Beschäftigten und Führungskräfte weiterhin zu fördern?
• Gibt es noch etwas, was noch nicht zur Sprache kam, was ich aber in dem Zusammenhang wissen sollte?

Wenn Ihr Gesprächspartner einverstanden ist, zeichnen Sie das Interview auf. Mit Video-Plattformen wie Teams oder Zoom ist das kein Problem.

Sie führen das Interview per Telefon? Dann könnte Ihr Gesprächspartner seine Sprachnotizfunktion vom Handy nutzen und Ihnen die Datei danach zusenden.

Aber klar: Nicht immer werden Sie das „go“ dafür erhalten. Dann hilft nur: Gut zuhören und Notizen machen.

4. Mit den Antworten arbeiten

Wenn Sie alle Gespräche geführt haben, dann sehen Sie sich die Antworten genauer an.

Fassen Sie ähnliche Punkte zu Clustern (Kategorien) zusammen.

Am Ende sollten Sie eine Liste haben, die die neuen Verhältnisse gut beschreibt und zeigt, welche Folgen das für die Arbeitssituation von Beschäftigten in Ihrem Unternehmen haben kann.

Vielleicht müssen Sie das ein oder andere noch vertiefen, bevor Sie wissen, wie Ihre nächsten Schritte aussehen. Zum Beispiel im Gespräch mit Ihrem Betriebsarzt, mit der betrieblichen Sozialberatung, mit einem externen Dienstleister?

Aber dann heißt es: Vorhandene Maßnahmen überprüfen. Was kann bleiben, was müssen Sie anpassen, was brauchen Sie neu?

Fazit: Machen Sie zum Start im BGM eine Standortbestimmung

Es ist wichtig, nach einer Krise die neuen Rahmenbedingungen für Ihr BGM zu kennen.

Eine schnelle und einfache Methode: Interviews mit internen Experten und Führungskräften führen.

• Die Zeit dafür, schaffen Sie sich durch Priorisierung mit der Eisenhower-Methode.
• Für mehr Verbindlichkeit blocken Sie sich regelmäßige Termine im Kalender.
• Für die Interviews nutzen Sie offene Fragen und clustern die Antworten zu Schwerpunkten.
• Vertiefen Sie die Ergebnisse im Gespräche mit Experten – mit Ihrem Betriebsarzt zum Beispiel.
• Passen Sie Ihre Maßnahmen und Angebote an.

 

Sie sind schon wieder voll drin im BGM?  Wie sind Sie wieder gestartet? Haben Sie noch andere Tipps? Schreiben Sie mir im Kommentar.