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Steuerungskreis BGM – Grundlagen und 22 ultimative Erfolgstipps

Steuerungskreis BGM

Ihr Betriebliches Gesundheitsmanagement steht in den Startlöchern. Sie haben gehört, dass ein Steuerungskreis BGM gut wäre. Deshalb wollen Sie einen gründen?

Steuerungskreis BGM

aus: Gesunde Mitarbeiter – Gesunde Unternehmen, Eine Handlungshilfe für das BGM S. 39,  Inqa

Das Problem: Ihnen ist ein bisschen mulmig bei der Sache. Denn Sie haben so etwas noch nie gemacht. Und Sie haben gegoogelt, aber kaum praktische Infos gefunden. Deshalb zögern Sie noch.

Gerade, wenn Sie in einem kleinen oder mittelgroßen Unternehmen arbeiten, dann können Sie durch einen Steuerungskreis mit Ihrem BGM schneller voran kommen. Wenn ….

…. Sie die Arbeit des Steuerungskreises gut vorbereiten.

In diesem Blog-Beitrag zeige ich Ihnen, was Sie dabei beachten sollten.

Starten wir mit ein paar Grundlagen zum Steuerungskreis BGM

O.k. – Sie wollen also einen Steuerungskreis gründen. Aber warum eigentlich?

Ihre Bühne – Ihre Chancen

„Steuerungskreis BGM“ – so heißt ein Kreis von Personen aus Ihrem Betrieb oder Ihrer Behörde, der wichtige Beschlüsse im Thema Gesundheit trifft. Er berät z.B. über geeignete Maßnahmen und entscheidet, was im Betrieblichen Gesundheitsmanagement umgesetzt wird.

Manchmal heißt er auch „Lenkungsausschuss Gesundheit“ oder „Arbeitskreis Gesundheit“. Ich finde: Reine Geschmackssache.

Sie müssen allerdings nicht zwingend einen Steuerungskreis haben, um mit Ihrem BGM erfolgreich zu sein.

Aber:

Immer, wenn sich der Kreis trifft, sind Sie dicht dran, an Ihrer Geschäftsleitung und vielen Führungskräften. Sie haben deren Zeit und ihre Aufmerksamkeit.

Also regelmäßig beste Möglichkeiten, um zu zeigen, …

  • … warum BGM so wichtig ist für Ihr Unternehmen,
  • … was Sie damit erreichen wollen und
  • … wie alle davon profitieren werden.

Regelmäßig gute Chancen, alle von BGM zu überzeugen.

Ganz abgesehen davon: Hier bekommen Sie schnell Unterstützung und Entscheidungen, wenn Sie sie brauchen.

Perfekt, wenn Sie echte Erfolge mit BGM erzielen wollen.

Und nicht nur das. Die Treffen des Steuerungskreises sind auch eine „Bühne“. Hier können Sie immer wieder Ihre Fachkenntnisse und Ihre Kompetenzen als Betriebliche(r) GesundheitsmanagerIn zeigen.

Was passiert in diesen Sitzungen?

Ich habe mit einem Steuerungskreis nie Konzepte oder Maßnahmen erarbeitet.

Im Gegenteil – ich habe die vorher erarbeiteten Vorschläge vorgestellt. Die wurden dann diskutiert, hinterfragt und im besten Fall genehmigt. Manchmal geändert, vertagt oder abgelehnt (that´s life).

Diese 4 Situationen werden Sie immer wieder erleben:

1. Sie berichten …

… über Ergebnisse, Ideen, Vorschläge und die Fortschritte im BGM.

Mal ein paar Beispiele:

  • Wie haben Sie sich das vorgestellt, mit den ersten Schritten zum Aufbau des BGMs?
  • Was wurde seit dem letzten Meeting umgesetzt?
  • Was hat die Analyse der Krankenkassenberichte ergeben?
  • Wie wollen Sie für bestimmte Handlungsfelder die Maßnahmen erarbeiten lassen?
  • Was wird getan, um bei der geplanten Online-Befragung von Mitarbeitern den Datenschutz sicherzustellen?
  • Was schlagen Sie vor, um die Beschäftigten über die Befragungsergebnisse zu informieren?

2. Sie holen Entscheidungen ein

Und zwar Entscheidungen, die Sie nicht selbst treffen können oder wollen. Beispielsweise, weil …

  • … es Ihre Kompetenzen überschreitet.

(Sie haben geklärt, welche Entscheidungen Sie als Gesundheitsverantwortlicher selbst treffen dürfen und welche nicht, oder? Nein? Schaun Sie nochmal in meinen Blog-Beitrag „Der schlimmste Fehler ….“.)

  • … Sie wollen, dass alle Führungskräfte und die Geschäftsleitung hinter Ihnen und der Entscheidung stehen.
  • … es den Betrieb Geld oder Arbeitszeit kostet.

3. Sie informieren über Schwierigkeiten

Manchmal wird es auch bei Ihnen im BGM nicht rund laufen.

  • Mal gibt es Schwierigkeiten in der Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen.
  • Ein anderes Mal brauchen Sie doch mehr Budget, als geplant.
  • Oder ein Thema hat länger gedauert, als Sie kalkuliert haben. Im Klartext: Sie können den Zeitplan nicht einhalten.

Das gehört auf die Tagesordnung Ihrer nächsten Sitzung vom Steuerkreis BGM. Denn da können Sie die Hintergründe erklären und über die Folgen sprechen.

4. Sie geben Ihr BGM-Wissen weiter

Den Wenigsten in Ihrem neuen Gremium wird klar sein, was genau Betriebliches Gesundheitsmanagement ist. Kaum einer hat sich bisher detailliert mit Fragen zur körperlichen oder mentalen Gesundheit im Unternehmen beschäftigt. Mal abgesehen vom Betriebsarzt.

Deshalb wollen Sie unbedingt auch Wissen vermitteln.

  • Was verstehen Sie unter „Gesundheit“?
  • Wie hängt die Unternehmenskultur mit der Gesundheit von Beschäftigten zusammen?
  • Was wird anders sein, wenn das Unternehmen ein BGM hat?
  • Warum geht es um mehr, als um kostenlose Getränke und die Teilnahme am städtischen Firmenlauf?
  • Warum sollte das Ziel nicht nur sein, die Krankenstände zu reduzieren?
  • Und und und – da fällt Ihnen sicher richtig viel ein.

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Wer soll im Steuerungskreis BGM dabei sein?

Anders als zum Arbeitsschutzausschuss ASA, gibt es zum Steuerungskreis BGM keine Vorgaben im Gesetz. Der Betrieb entscheidet also selbst, wer dabei ist.

Folgende Personen wollen Sie unbedingt um ihre Teilnahme bitten:

1. Geschäftsleitung und höchste Führungsebene

Der Steuerungskreis BGM muss für das Unternehmen weitreichende Beschlüsse treffen können. Er braucht Einfluss und Autorität. Damit Sie als Gesundheitsverantwortliche(r) sich auf die Entscheidungen auch verlassen können.

Zwei Beispiele:

  • Sie wollen wissen, welche Arbeitsbedingungen im Betrieb krank machen können. Sie suchen die wichtigen Handlungsfelder für Ihr BGM. Dafür möchten Sie mit Mitarbeitern aus allen Abteilungen eintägige Analyseworkshops durchführen.

In dieser Zeit werden die Beschäftigten aber am Arbeitsplatz fehlen. Unterstützt und genehmigt der Steuerungskreis Ihren Vorschlag trotzdem?

  • Viele Mitarbeiter berichten über Probleme, neben dem Job auch private Anforderungen in der Familie gut zu meistern. Sie schlagen die Einführung von Home-Office-Möglichkeiten vor.

Das würde die Arbeit Ihrer Führungskräfte sehr verändern. Und: Die Umsetzung dieser Maßnahmen bedeutet unter anderem für Ihre Personalabteilung richtig viel Arbeit. Dort arbeiten schon alle am Limit. Bekommen Sie trotzdem ein “go” vom Steuerungskreis?

Wer kann in Ihrem Betrieb, in Ihrer Behörde diese Entscheidungen treffen? Vermutlich in erster Linie Ihre Geschäftsleitung. Und wer sollte diese Entscheidungen unbedingt mittragen? Ihre höchsten Führungskräfte.

Also sind diese Personen im Idealfall auch Mitglieder im Steuerungskreis.

2. Betriebsarzt und Sicherheitsfachkraft

Sie wollen, dass alle im Betrieb gesund und motiviert arbeiten. Damit sind Sie nicht alleine. Ihr Betriebsarzt und Ihre Sicherheitsfachkraft haben den gleichen Wunsch.

Und Sie haben sogar einen gesetzlichen Auftrag. Sie sollen den Arbeitgeber zu gesundheitlichen Themen beraten und ihn bei der Umsetzung unterstützen.

Beide sind ausgebildete Experten in Sachen Gesundheit und Arbeit. Vielleicht kennen Sie den Betrieb auch schon länger und wissen, wo es Probleme gibt.

Dieses Know-how und die Erfahrungen sind extrem wichtig im Steuerungskreis. Gute Gründe, dass Sie mit Betriebsarzt und Sifa auch hier eng zusammenarbeiten.

3. Betriebliche Interessenvertretungen

Was Sie im Betrieblichen Gesundheitsmanagement umsetzen werden, wird die Gesundheit und die Arbeitsbedingungen der Beschäftigten beeinflussen.

Logisch – das ist ja das Ziel.

Dabei wollen Sie aber nicht nur die Interessen des Betriebes berücksichtigen. Wichtig ist auch die der Mitarbeitenden einzubeziehen. Hierfür ist der Betriebs- oder Personalrat Ihr erster Ansprechpartner – wenn es ihn in Ihrem Betrieb gibt.

Bedenken Sie auch: Zu einigen gesundheitlichen Themen finden Sie im Betriebsverfassungsgesetz Rechte der Betriebsräte. Manche Gesundheitsmaßnahmen brauchen eine Zustimmung, sonst können Sie sie nicht umsetzen.

Da macht es viel Sinn, dass Sie die Verantwortlichen schon bei der Diskussion und Beratung über die Maßnahmen einbinden.

Und mal unter uns: Viele Dinge werden nur umgesetzt, weil der Betriebsrat bei der Geschäftsleitung darauf gedrungen hat. Holen Sie sich also unbedingt diese Mitstreiter mit an den Tisch.

Wenn es eine Schwerbehindertenvertretung oder Jugendausbildungsvertretung bei Ihnen gibt, dann kann es sinnvoll sein, dass auch diese Personen Mitglieder im Steuerungskreis sind.

4. Weitere Experten

Ein Steuerungskreis sollte nicht zu groß sein. 8 – 10 Personen ist eine gute Zahl. Ansonsten werden Diskussionen sehr lang und Entscheidungen oft schwierig.

Für besondere Themen können Sie bestimmte Experten auch fallweise dazu bitten. Je nach Thema auf Ihrer Tagesordnung: Eine Sozialberatung, den Datenschutzbeauftragten, die Verantwortliche für Kommunikation, den IT-Experten etc.

Steuerungskreis BGM - Wer ist Mitglied

 

 

Stopp – noch nicht sofort die Einladungen für die erste Steuerungskreis-Sitzung versenden.

Lesen Sie erst noch meine …

 

22 ultimative Tipps für Ihr erfolgreiches Steuerungskreis-Treffen

 

1. Nehmen Sie sich viel Zeit für eine erstklassige Vorbereitung der ersten Sitzung

Vor allem, wenn Sie so etwas noch nie gemacht haben.

Unterschätzen Sie nicht, was alles zu erledigen ist. Später wird das Routine – aber vor dem ersten Mal ….!

2. Reden Sie vorher mit Jedem

Bevor Sie zur ersten Sitzung des Steuerungskreises einladen, sprechen Sie mit jedem einzelnen Teilnehmer. Erklären Sie die Hintergründe, beantworten Sie Fragen, geben Sie Informationen.

Nutzen Sie die Chance, Ihr Gegenüber vom Sinn und Nutzen des Kreises zu überzeugen. Für manch´ einen bleibt sonst der Termin einer Steuerungskreis-Sitzung einfach nur „noch ein Meeting mehr in meinem Kalender“.

3. Ihre Geschäftsleitung sollte immer teilnehmen

Ihr oberster Chef muss möglichst immer bei den Sitzungen dabei sein. Besprechen Sie das mit ihm.

Es ist unglücklich, wenn er Termine öfter absagt. Andere Teilnehmer verstehen dies manchmal als Hinweis, dass das Thema Gesundheit offenbar nicht so wichtig ist. Das hat auf Dauer fatale Folgen für Ihre Arbeit.

4. Mitarbeitende im Steuerungskreis? Eher nein

Die Sichtweise und Ideen der Mitarbeitenden sollten Sie in Workshops oder Gesundheitszirkel erarbeiten. Es ist nur in wenigen Betrieben üblich, dass einzelne Mitarbeitende im entscheidenden Steuerungskreis sitzen.

Ausnahmen sind Fachverantwortliche. Ein Beispiel:

Vielleicht will Ihr Betrieb einen Ruf als gesundheitsbewusster Arbeitgeber aufbauen. Über die Arbeit im Steuerungskreis und die Ergebnisse im BGM soll häufig berichtet werden. Intern – in der Mitarbeiterzeitung, dem Intranet. Und nach außen – in örtlichen Zeitungen.

Dann ist es sinnvoll, den verantwortlichen Kollegen für Kommunikation von Anfang an im Steuerungskreis zu haben.

5. Wenn Führungskräfte im Steuerungskreis sind – trotzdem befragen

Ihr Betrieb ist klein? Alle Führungskräfte werden auch im Steuerungskreis sein? Sie überlegen deshalb, ob Sie bei der geplanten Gesundheitsbefragung die Führungskräfte überhaupt einbeziehen müssen?

Ja, Unbedingt!

Führungskräfte sind in der Rolle als Verantwortliche für einen Unternehmensbereich/eine Abteilung im Steuerungskreis vertreten. Kaum eine Führungskraft wird persönlichen Schwierigkeiten in der täglichen Arbeit in diesem Kreis offen ansprechen. Das gehört z.B. in eine vertrauliche Befragung.

6. Klären Sie die Kompetenzen der Arbeitnehmervertretung

Nehmen wir an, der Vertreter des Betriebsrates im Steuerungskreis BGM hat einer Mitarbeiterbefragung zu gesundheitlichen Themen zugestimmt: Hat er diese Entscheidung im Namen des gesamten Betriebsrats getroffen?

Gab es dafür einen entsprechenden Beschluss des Betriebsrates? Sind die Mitbestimmungsrechte damit beachtet?

Klären Sie vor der ersten Entscheidung im Steuerungskreis unbedingt die Kompetenzen der teilnehmenden Arbeitnehmervertreter.

7. Nur im Ausnahmefall: Der ASA als Steuerungskreis BGM

Der Arbeitsschutzausschuss ist für Betriebe mit mehr als 20 Mitarbeitern gesetzlich vorgeschrieben.  Einige Mitglieder des ASA sollten auch am Steuerungskreis BGM teilnehmen. Ist es also eine gut Idee, den ASA zu Ihrem Steuerungskreis zu machen?

Der Vorteil: Der ASA hat schon eine Struktur, in der er arbeitet und so spart der Betrieb viel zeitlichen und organisatorischen Aufwand.

Die Nachteile:

  • Aufgabe eines ASA ist der Gesundheits- und Unfallschutz. Gesundheitsförderung wird nur ein Tagesordnungspunkt von vielen auf der Agenda des ASA werden.
  • Die Leitung des ASA hat die Sicherheitsfachkraft. Nicht Sie, der GesundheitsmanagerIn. Sie können wenig steuern.
  • Im Arbeitsschutz sind die Mitbestimmungsrechte des Betriebsrates höher als in der Gesundheitsförderung. Das wird in einer ASA-Sitzung gerne mal vergessen.

Meine Empfehlung: In Betrieben mit einem Gesundheitsmanager ist ein separater Steuerungskreis BGM der erfolgreichere Weg.

8. Abstimmung oder wie sonst? Wie Entscheidungen getroffen werden …

… sollten Sie mit Ihrer Geschäftsleitung vorab besprechen.

Von „alle haben das gleiche Stimmrecht“ bis zu „der Betriebsrat und die Geschäftsleitung müssen sich einig sein“ ist hier Vieles denkbar.

9. Externe im Steuerungskreis – Achtung

Ihr Betriebsarzt oder Ihre Sicherheitsfachkraft sind nicht in Ihrem Betrieb angestellt? Sie sind Externe?

Klären Sie unbedingt, welche Stimmberechtigung für sie gelten sollen.

10. Achten Sie auf die Wortwahl: BGM ist kein Projekt!

Ein Projekt hat einen Anfang und ein Ende. Es ist zeitlich befristet.

Anders ein BGM: Betriebliches Gesundheitsmanagement ist eine dauerhafte Aufgabe für ein Unternehmen – sonst erzielt es keine Erfolge damit.

Mein Tipp: Reden Sie auch im Steuerungskreis nicht vom BGM-Projekt. Das sendet die falschen Signale!

11. Leidiges Thema – die Terminfindung

Bei vielen Teilnehmern ist es oft extrem schwierig, einen Sitzungstermin zu finden, zu dem möglichst alle Zeit haben. Versuchen Sie, diese zeitintensive Aufgabe abzugeben. Vielleicht würde ja die Sekretärin Ihrer Geschäftsleitung …..? Sie hat in der Regel sehr viel Routine darin.

Andere Lösungen:

  • Am Anfang gleich eine Terminserie vereinbaren.
  • Am Ende einer Sitzung gemeinsam den nächsten Termin vereinbaren.
  • Die Möglichkeiten von Telefon- oder Video-Konferenzen über Skype/Zoom besprechen.

Und wo wir gerade bei der Terminplanung sind: Denken Sie daran, mit den ersten Terminen gleich auch einen Besprechungsraum zu reservieren.

12. Noch etwas zum Abgeben

Ich kenne einige Gesundheitsverantwortliche, die das wirklich nervt. Und ich verstehe das völlig:

Die Vorbereitung des Besprechungsraumes. Getränke bereitstellen, Kaffee kochen, Beamer überprüfen, Flipchartpapier besorgen, Handout kopieren und auslegen – wer kann das für Sie übernehmen???

13. Ist nur eine Kleinigkeit – aber …

… sie wollen unbedingt auch stimmige Rahmenbedingungen für die Sitzungen des Steuerungskreises schaffen:

  • Obst statt Plätzchen auf dem Tisch
  • Pausen machen
  • für frische Luft sorgen

Hier geht´s schließlichen um Gesundheit.

14. Wie oft und wie lange – es kommt drauf an

Am Anfang ist es sinnvoll, sich regelmäßig für 2 Stunden zu treffen. Zum Beispiel einmal im Monat. In der Regel gibt es am Anfang viele Themen zu besprechen.

Später wird der jeweils nächste Termin davon abhängen, wie schnell Sie in der Zwischenzeit Dinge vorbereiten können, über die der Steuerungskreis informiert werden soll. Oder für die Sie eine Entscheidung brauchen.

15. Die erste Sitzung braucht mehr Zeit

Tritt der Steuerungskreis zum ersten Mal zusammen, sollten Sie sich Zeit nehmen. 3 – 4 Stunden mit einer Pause dazwischen, wäre gut.

16. Versenden Sie eine Agenda

Für jede Sitzung des Steuerungskreises erstellen Sie eine Tagesordnung – eine Agenda. Das gibt der Sitzung eine Struktur. Außerdem kalkulieren Sie die Minuten, die Sie für jeden Agendapunkt brauchen. Das hilft, die Sitzungszeit einzuhalten.

Versenden Sie die Agenda rechtzeitig vor dem nächsten Treffen. So wissen alle, worauf Sie sich vorbereiten müssen.

17. Die Sitzungen des Steuerkreises leiten …

Sie!

Es sei denn, Ihre Geschäftsleitung übernimmt hier das Ruder.

18. Der oberste Chef muss dem Kreis Bedeutung geben

Am Anfang der ersten Sitzung sollte Ihre Geschäftsleitung sprechen.

Eine ehrlich gemeinte Erklärung, warum der Steuerungskreis für den Betrieb wichtig ist und welche Erwartungen er/sie hat, motiviert alle Teilehmer.

19. Ihr Part in der ersten Steuerungskreissitzung

Sie als Gesundheitsmanager führen ins Thema BGM ein.

  • Was ist BGM – was kann BGM erreichen? Zeigen Sie Fallbeispiele anderer Unternehmen.
  • Wo steht der Betrieb in Sachen Gesundheit? Welche Daten und Fakten gibt es schon? Welche brauchen Sie noch?
  • Was wird heute schon gemacht, um die Gesundheit der Beschäftigten zu fördern?
  • Wie wird sich die Situation zukünftig entwickeln? Wenn Sie noch Fakten dafür brauchen: “8 starke Fakten …”
  • Welche ersten Schritte schlagen Sie vor?

Brauchen Sie noch Tipps für Ihre erste Präsentation als Betrieblicher Gesundheitsmanager. Dann klicken Sie hier ...

20. Offene Kommunikation gegen Gerüchteküche

Arbeiten Sie in einem kleinen Betrieb? Dann wird bestimmt schnell bekannt, „dass es da jetzt so ein Gesundheitskränzchen gibt”. “Was die wohl machen?“

Bereiten Sie für die erste Sitzung des Steuerungskreises Vorschläge vor: Wann und wie sollen die Mitarbeitenden informiert werden. Vielleicht wollen Sie auch ein Foto von der Gründungssitzung des Kreises machen – für die Mitarbeiterzeitung?

21. Schreiben Sie mit

Es klingt vielleicht banal. In der Aufregung des ersten Steuerungskreis-Treffens haben Sie es aber schnell mal vergessen:

Machen Sie sich möglichst viele Notizen über das, was besprochen wurde. Was wurde vereinbart? Welche Aufgaben wurden an wen verteilt?

Dadurch haben Sie die wichtigsten Punkte für ein Protokoll festgehalten. Später hilft Ihnen das zu überlegen: Was ist gut gelaufen? Was können Sie beim nächsten Mal noch besser machen?

22. Nach der Sitzung

Versenden Sie an die Mitglieder ein Protokoll des Steuerungskreis-Treffens über die Ergebnisse. Kommen keine Änderungshinweise von den Teilnehmern? Dann haben Sie eine verbindliche Grundlage über das, was vereinbart wurde. So schaffen Sie Klarheit und vermeiden Missverständnisse.

Tipps für gute Protokolle finden Sie hier.

Mein Fazit:

Ein Steuerungskreis BGM ist kein MUSS im BGM. Allerdings ist er für Sie als Gesundheitsmanager ein prima Instrument, um mit Ihrem BGM schnell voran zu kommen.

Wichtig: Die richtige Zusammensetzung und eine exzellente Vorbereitung.

Los geht´s!!!

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