Quilt Ihre Inbox über, weil Sie ´ne Menge Newsletter bekommen, aber gar keine Zeit haben, die mal wenigstens zu überfliegen?

Ab und an drucken Sie sich einen spannend klingenden Artikel über Neues im Betrieblichen Gesundheitsmanagement aus. Sie nehmen sich jedes Mal vor, ihn bald zu lesen. Und dann vergammelt er doch in Ihrem Wiedervorlage-Stapel?

Denken Sie manchmal: “Ich würde ja gerne mehr lesen. Aber ich weiß wirklich nicht, wann ich das auch noch machen soll”?

Ehrlich: Ich kenn´ das gut aus meinem Job als Health Managerin. Ich hatte immer das Gefühl, zu wenig Zeit zu haben.

Heute weiß ich:

Mir hat vor allem eine gute Systematik gefehlt. Ich hatte keinen Ablauf, der es leicht gemacht hätte, mit der Informationsflut stressfrei umzugehen.

Und weil ich Ihnen in meinem Blogartikel Im BGM topinformiert: 25 Quellen, die Ihnen dabei helfen so viele Informationsquellen empfohlen habe, dachte ich, ich geb´ Ihnen auch Tipps, wie Sie damit stressfrei umgehen können.😉

O.k. – also:

Sie haben viel zu tun

… und das ist großartig!

Denn das bedeutet doch: Ihr BGM läuft. Sie können Einiges umsetzen und viel bewegen für Ihren Arbeitgeber.

Und wenn das Thema Gesundheit auch nur eines von vielen ist, die Sie auf dem Tisch haben – weil Sie im Hauptjob PersonalentwicklerIn oder AssistentIn der Geschäftleitung oder so etwas sind – dann ist doch klar, dass Sie ´ne Menge um die Ohren haben. Das Tagesgeschäft geht vor.

Das sind einleuchtende Gründe, warum Sie derzeit wenig zum Lesen kommen. Wir sind ja schließlich alle keine Roboter.

Allerdings:

Aktuell informiert zu sein ist im BGM wichtig.

• Lesen, was bei anderen Gesundheitsverantwortlichen gut funktioniert, bringt Sie auf frische Ideen, was Sie in Ihrem Betrieb umsetzen könnten. Und worauf Sie dabei achten sollten.
• Im Gespräch mit Führungskräften und Ihrer Geschäftsleitung müssen Sie manchmal überzeugen. Gute Argumente für mehr Budget, für die Einführung von Gesundheitsthemen in die Führungskräfteentwicklung oder für die Durchführung von Analyse-Workshops wollen Sie immer parat haben.
• BGM gehört zu den Personalthemen. Was sind die denn die aktuellen Trends in HR? Was wird gerade diskutiert, wo sind Schnittstellen zum BGM? Für Ihr Standing ist es wichtig, hierbei mitreden zu können.

Gar nichts zu lesen für Ihren Job, ist also keine gute Idee.

Was es so schwer macht, im BGM informiert zu bleiben

Grund Nr. 1: Sie werden von Infos überflutet

Befragungen zur psychischen Gesundheit – wie diese hier von der BAuA – machen es deutlich: Durch Handy, Internet, Social Media und Co. sind wir täglich einer kaum zu bewältigenden Informationsflut ausgesetzt. Es ist einfach viel zu viel, was an Nachrichten und Infos da auf uns einprasselt. Es stresst uns ganz schön – am Arbeitsplatz und im Privatleben.

Stories, Reals, Push-Nachrichten, Emails, Newsletter, Blogbeiträge und und und – es fällt schwer zu entscheiden, was wir wirklich für unsere Arbeit brauchen. Was ist wichtig, was ist unwichtig?

Wenn ich früher Newsletter bekommen habe und mich gerade nicht entscheiden konnte, ob das für mich wichtig ist, habe ich den Newsletter wieder zu gemacht und irgendwo abgelegt. Hab´ mir dann so was gedacht wie: “Man kann ja nie wissen. Besser ich lösche ihn noch nicht. Ich guck mir den später mal an”.

Reine Theorie! Die abgelegten Newsletter habe ich mir nie mehr angeguckt.

 

Grund Nr. 2: Sie sind nicht im Lesemodus

Wenn es Ihnen wie vielen meiner Kunden geht, dann startet Ihr Morgen so: Wo immer Sie sind – im Büro, im Home-Office, im Zug – erstmal verschaffen Sie sich einen Überblick. Was steht heute an? Wann sind Ihre Termine? Was müssen Sie heute unbedingt erledigen?

Sie sind im Arbeitsmodus. Dazwischen klingelt auch noch das Handy und für das gleich beginnende Meeting müssen Sie noch ein paar Dinge vorbereiten. Es ist unruhig und Sie stehen unter Strom.

Jetzt mal eben noch die Inbox sortieren, dabei auch die neuen Newsletter öffnen, Links darin anklicken und konzentriert einen Artikel lesen? Das ist meistens völlig verschwendete Zeit.

Denn zum konzentrierten Lesen brauchen wir einen ganz anderen Modus. Das geht am besten, wenn wir entspannt sind und Ruhe haben. So lernen und behalten wir den Inhalt am besten und müssen nicht 3 Mal von vorne lesen, weil wieder ein Telefonat dazwischen gekommen ist.

Offen gesagt, es war für mich ein ziemlicher Aha-Effekt, als ich vor einiger Zeit in einer Fortbildung gesagt bekommen habe, ich soll “denken” vom “tun” trennen. Klingt irgendwie schräg – schließlich stell ich ja auch beim “tun” mein Hirn nicht ab, sondern denke dabei mit.

Aber die Idee dahinter, finde ich extrem hilfreich! Gemeint ist: Wir sind je nach Tagesverfassung mal im Modus, wo wir besser etwas mit Routine abarbeiten können. Ein anderes Mal können wir bestens kreativ sein. Wieder ein anderes Mal können wir gut und konzentriert lesen.

Die Kunst ist also, für sich selbst zu wissen: Wann kann ich das eine besser als das andere? Und diese unterschiedlichen Tätigkeiten nicht zu vermischen.

Grund Nr. 3: Ihnen fehlt eine Routine

Routinen sind Tätigkeiten, die wir häufig nach einem bestimmten Muster durchführen. Wir denken gar nicht mehr groß darüber nach. Wir machen das “automatisch”. Und weil wir nicht mehr viel darüber nachdenken müssen, kosten sie uns wenig Zeit.

Und weil sie uns wenig Zeit kosten, haben wir weniger Grund, sie aufzuschieben oder gar nicht zu machen. Wie beim Zähneputzen: Da überlegen wir nicht lange, wir putzen einfach.

Wenn Ihnen eine Routine fehlt, mit der Sie Newsletter, Fachartikel, Blogbeiträge etc. sammeln und vorselektieren, dann ist es wirklich mühsam, im BGM gut informiert zu bleiben.

Wie ich mich organisiere, um gut informiert zu bleiben

Ich zeig´ Ihnen hier mal, wie mein Prozess aussieht. Ich arbeite – zum Verständnis – mit Windows und Outlook.

Mein Outlook-Ordner “Newsletter”

Newsletter, die ich abonniert habe, gehen gar nicht erst in meine Inbox. Ich leite sie in einen separaten Ordner.

Wie geht das?

• In meiner Inbox habe ich einen Unterordner angelegt und ihm den Namen “Newsletter” gegeben.
• Für jeden Absender habe ich eine Regel erstellt, so dass der jeweilige Newsletter automatisch in meinen Unterordner geleitet wird.

Mein RSS-News-Feed Reader “Feedly”

Feedly ist ein kostenloses Tool, das neue Artikel von denjenigen Personen oder Unternehmen sammelt, die mich interessieren. Ich gebe die jeweiligen Webadressen in Feedly ein und sehe dann Veröffentlichungen in einer Übersicht. So zum Beispiel:

Feedly und der Outlook-Ordner “Newsletter” sind die 2 Eingangs-Kanäle, in denen ich Infos sammele.

Mein Datei-Ordner “Lesen”

Freitagsnachmittags steht auf meiner Todo-Liste die Aufgabe, die Inhalte im Ordner “Newsletter” und Feedly zu sichten und zu bearbeiten. Am Ende sind beide leer.

Dafür schau ich mir jeden Newsletter und jede Überschrift in Feedly an. Was mich von vorneherein aufgrund des Betreffs oder der Überschrift nicht interessiert, lösche ich ungelesen. Links in den Newslettern klicke ich an und entscheide, ob für mich etwas Spannendes dahinter steckt. Kurze Artikel lese ich sofort.

Längere Artikel werde ich erst später lesen. Nämlich dann, wenn ich in meinem Lesemodus bin. Also wenn ich Ruhe dafür habe. Längere Artikel sammle ich in meinem Datei-Ordner “Lesen”.

Nun lassen sich Artikel, die man im Browser öffnet, nicht so einfach in einer Datei ablegen. Dafür nutze ich die Browser-Erweiterung  “GoFullPage”. Die habe ich mir kostenlos heruntergeladen. Mit einem Klick auf den kleinen Fotoapparat, der seitdem in der Browser-Leiste angezeigt wird, kann ich schnell und einfach aus einer Webseite ein pdf machen. Das pdf lege ich im Ordner “Lesen” ab.

Diese Routine funktioniert für mich super, weil …

• ohne Newsletter meine Inbox übersichtlich bleibt
• ich durch Feedly mitbekomme, wenn wichtige Artikel veröffentlich wurden
• ich keine Zeit darauf verwende, täglich neues Artikel und Infos zu überfliegen und über ihre Wichtigkeit für mich zu entscheiden

Fazit

Durch eine gute Routine lässt sich viel Zeit sparen. Nicht nur, aber auch, wenn Sie mehr Neues in BGM-Themen lesen wollen. Probieren Sie mal was aus. Entwickeln Sie den Ablauf, der für Sie passt. Er wird Ihnen helfen, im BGM gut informiert zu bleiben.

Bitte schreiben Sie mir doch in den Kommentar, wie Sie Ihren Info-Prozess organisieren? Was funktioniert bei Ihnen, was nicht?