Stellen Sie sich einmal vor, Sie und Ihre oberste Führungsebene – Ihre GeschäftsführerInnen, Ihre VerwaltungsleiterInnen – haben sich auf Ziele verständigt, die Sie zusammen im Betrieblichen Gesundheitsmanagement erreichen wollen.

Stellen Sie sich vor, Sie haben sich auf Eckpunkte geeinigt, die auf dem Weg zu diesen Zielen umgesetzt werden sollen. Es gibt eine gemeinsame Strategie. Und es ist klar, was unter “BGM” und “Gesundheit” in Ihrer Organisation verstanden wird.

Stellen Sie sich vor, es liegt vor Ihnen. Auf Ihrem Schreibtisch. Ihr BGM-Konzept.

So könnte es zum Beispiel aussehen …

Nein, es muss nicht gleich 300 Seiten dick sein – 3 Seiten reichen auch.

Was würde Ihnen Ihr BGM Konzept nutzen?

• Wie ein Leuchtturm zeigt es, in welche Richtung Ihre nächsten Schritte gehen sollen.
• Wie eine Verfassung beschreibt es gemeinsame Grundsätze für das Thema Gesundheit in Ihrer Organisation.
• Wie bei einem Routenplan müssen Sie immer nur die nächste Zwischenstation ansteuern und verlieren das “Reise”-Ziel trotzdem nicht aus den Augen.

Wenn ich Gesundheitsverantwortliche frage, wie sich das anfühlt, dann sagen sie: Damit bin ich sicherer in meiner Argumentation. Ich weiß, ich hab´ Rückendeckung von meinem Chef. Es macht mir vieles leichter.

Ein Konzept für´s BGM – schön wäre es ja, oder?

O.k. – hören wir auf zu träumen.

Die Wirklichkeit sieht so aus:

Alle nicken heftig mit dem Kopf bei der Frage, ob ein BGM Konzept hilfreich ist

Nur: Die Wenigsten haben es.

Warum?

Es gibt einige Hürden. Die hier werden mir meistens genannt:

Wenn diese 2 Argumente auch auf Sie zutreffen, dann schau´n Sie sich meinen Blogartikel “Warum Sie dringend ein BGM Konzept brauchen”  dazu an. Darin zeige ich Ihnen, warum ich nichts davon halte, ohne einen längerfristigen Plan im BGM zu arbeiten. Und genau das muss Ihr Konzept sein: Ein Plan.

Nur:  Wie schaffen Sie es, Ihre Hürden zu überwinden?

Gibt´s ein Patentrezept?

Leider nein. Ich kenn´ jedenfalls keins, das immer und bei jedem funktioniert.

Mit all den “Rezepten” und Tipps, die ich selbst in meinen Jobs bekommen habe, war es so: Manche passten gut. Andere gar nicht. Manche funktionierten eine Zeit lang prima. Später kam ich mit einer anderen Methode besser klar.

Also:

Hier kommen ein paar Tipps von mir für Ihren Job als GesundheitsmanagerIn. Um Sie als BGM-Profi ein Stück weiter voran zu bringen.

Nutzen Sie das, was Ihnen im Moment am besten hilft.

Für alle, die lieber hören als lesen: Hier ist die Podcast-Episode zum Artikel:

So können Sie mit Ihrem BGM Konzept anfangen

Gehen Sie an die Erarbeitung Ihres BGM-Konzepts ran, wie an ein Projekt. Beginnen Sie mit der Projektplanung.

Schritt 1: Sammeln

Erst einmal müssen Sie nichts weiter tun, als ein bisschen zeichnen und schreiben. Klingt doch machbar, oder?

Beantworten Sie sich die Frage: “Was ist nötig, damit ich am Ende ein abgestimmtes BGM-Konzept vorliegen habe, das unsere Ziele und eine Strategie enthält?”

Schreiben Sie auf, was Ihnen dazu einfällt. Es reicht, zunächst nur grobe Aufgabeblöcke zu notieren – die Details kommen später.

Sie könnten mit der Hand eine Liste schreiben oder ein Worddokument o.ä. erstellen. Ich mache solche Brainstormings allerdings viel lieber in Form einer Mindmap. Manchmal zeichne ich sie auf ein DIN-A3-Blatt und nutze Bleistifte, Radiergummi und bunte Filzmaler.

Flexibler geht es mit einem der (auch kostenlos erhältlichen) Softwareprogramme wie Freemind oder Xmind. Damit lassen sich die einzelnen Zweige der Mindmap leichter verschieben, ergänzen oder ändern.

Und außerdem finde ich: Das macht echt Spaß!

Hier habe ich mal ein Beispiel erstellt:

Schritt 2: Terminieren

Jetzt braucht Ihr Projekt einen Zeitplan. Wann muss welches Aufgabenpaket fertig sein. Fangen Sie am besten ganz am Ende an:

Was wäre ein guter Zeitpunkt, um Ihre BGM-Ziele und die Strategie an die Beschäftigten zu kommunizieren?  Planen Sie von da aus rückwärts. Gibt es Werksferien in Ihrem Betrieb? Sind in den Sommerferien viele Beschäftigte im Urlaub? Dann macht es Sinn, das bei Ihrer Planung zu berücksichtigen.

Wenn Sie mit Excel gut arbeiten können, dann machen Sie Ihre Planung damit. Wenn Ihr Unternehmen ein Projektplanungstool zur Verfügung stellt, umso besser.

Hier wieder ein Beispiel, wie Ihre Meilensteinplanung aussehen könnte:

Schritt 3: Detaillieren

Jetzt geht´s ins Detail. Notieren Sie – und zwar nur für das erste Aufgabenpaket – welche einzelnen Todos hierfür nötig sind.  Was müssen Sie im Detail tun. Wen brauchen Sie dafür? Welche Fragen sind noch offen, was müssen Sie noch klären? Wann wollen Sie das machen?

In meinem Beispiel, steht am Anfang meine persönliche Vorbereitung. Welche Todos könnten für mich zum Beispiel dazu gehören?

• Ich will mir eine Liste mit Argumenten erstellen, was uns im Unternehmen oder in der Verwaltung ein BGM Konzept nutzen kann.
• Ich würde Telefonate mit BGM-KollegInnen aus anderen Organisationen führen. Wer hat ein Konzept, wie ist das abgelaufen, was hat funktioniert, was nicht?
• Ich will mit eigenen Vorschlägen für Ziele und unser strategisches Vorgehen in die Diskussion mit den Führungskräften oder dem Steuerungskreis gehen. Dafür will ich mir auch mal Beispiele anderer Unternehmen ansehen (Schauen Sie sich auch die Beispiele in meinem Artikel Warum Sie dringend ein BGM Konzept brauchen an.)
• Ein Kollege aus der Orga hat viel Erfahrung mit Projektarbeit. Ihn werde ich bitten, mal meine Zeitplanung zu checken.
• …

 

Als Gesundheitsmanagerin habe ich früher meine Todos in der Aufgabenliste in Outlook getrackt.

Heute plane ich Projekte mit dem Tool Trello. Und bin schwer begeistert davon. Falls Ihre IT-Richtlinien es zulassen, probieren Sie es aus. Schon die kostenlose Version, ist für die Arbeit an Ihrem BGM Konzept absolut ausreichend.

Falls Sie ein gratis Einsteigerkurs interessiert, schau´n Sie mal hier Trello Einführung – Dein schneller Einstieg.

Wie es weiter geht

Sie haben jetzt eine Grobplanung, einen Zeitplan und Todos für Ihr erstes Arbeitspaket!

Super, damit sind Sie Ihrem BGM-Konzept schon ein deutliches Stück nähergekommen.

Jetzt setzen Sie die Todos im ersten Aufgabenpaket sukzessive um. Und vergessen Sie nicht, sich einen Termin in Ihrem Kalender zu blocken, zu dem Sie das nächste Aufgabenpaket im Detail durchplanen.

Aber halt: Was ist mit Hürde Nummer 2? Woher nehmen Sie die Zeit dafür?

So können Sie Zeit finden

Ich habe viele Jahre als Gesundheitsmanagerin gearbeitet. Und wenn ich eines nie hatte, dann war das: Zeit.

Irgendwas war immer super dringend.

Am Anfang war es die Ist-Analyse: Bundesweite Mitarbeiterbefragung, viele Workshops, zahlreiche Führungskräfteinterviews, Steuerungskreissitzungen, Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern und und und.

Dann wurden Betriebsvereinbarungen verhandelt, eine externe Mitarbeiterberatung eingeführt, Online-Schulungen entwickelt und umgesetzt und immer gab´s eine volle E-Mail-Inbox, ASA-Sitzungen, Meetings, Telefonate, und und und.

Vermutlich sieht es bei Ihnen ganz ähnlich aus.

Wie könnten Sie dennoch die Zeit für Ihr BGM Konzept finden?

Tipp 1: Streichen

So viel ist mal klar: Der Tag hat 24 Stunden, und Sie haben auch ein Privatleben.

Wenn ein neues Projekt auf Ihre Todo-Liste kommt, muss also auch was gestrichen werden.

Da bleibt nur eins:

Überlegen Sie, was von all dem, was Sie geplant haben – Kurse, Vorträge, bewegte Pausen, Massage am Arbeitsplatz, Sportangebote etc. – müssen Sie nicht zwingend umsetzen? Was wäre zwar schön zu haben, ist aber nicht wirklich wichtig? Was könnten Sie ein paar Monate schieben? Welche Meetings können Sie verlegen? Auf welche Webinare, Social Media-Aktivitäten, Veranstaltungsbesuche können Sie mal für eine begrenzte Zeit verzichten?

Wagen Sie es, hier radikal zu sein. Sagen Sie auch “nein”.

Vielleicht hilft es Ihnen, sich selbst offiziell die Erlaubnis dafür zu geben: “Ich brauche die Zeit, um an Grundlegendem zu arbeiten. Es ist für den Erfolg meines BGMs und den Nutzen, den es meinem Arbeitgeber bringen muss, wichtig.”

Je nachdem, wie weit Ihr eigener Handlungs- und Entscheidungsspielraum geht: Sprechen Sie das vorher mit Ihrer direkten Führungskraft ab.

Tipp 2: Konzentrieren

Unterbrechungen gehören zu den größten Stressoren unserer heutigen Arbeitsorganisation. Falls Sie in das Thema etwas tiefer einsteigen wollen: Es ist auch ein Punkt in meinen Blogbeitrag 8 starke Fakten, warum Ihr Betrieb ein BGM braucht.

Und wie Studien zeigen, wirken sie sich negativ auf unsere Leistungen aus. Das Handy klingelt, der Kollege hat eine Frage, der Laptop macht “Pling”  und meldet, dass wieder eine E-Mail eingegangen ist – schwupps ist sie weg, Ihre Konzentration.

Gloria Marks zum Beispiel hat bei amerikanische Büroangestellte festgestellt, dass sie sich durchschnittlich nur 11 Minuten mit ihrer wesentlichen Aufgabe beschäftigen. Dann werden Sie unterbrochen. Häufig sind es gleich mehrere Unterbrechungen hintereinander. Erst nach ca. 25 Minuten können sie zu ihrem ursprünglichen Arbeitsprojekt bzw. Thema zurückkehren. Und es dauert nach einer Unterbrechung mehrere Minuten, bis Sie sich wieder in Ihre Aufgabe eingedacht haben?

Andere Studien zeigen, zwischen 12 und 18 Minuten brauchen wir nach einer Unterbrechung, um uns in eine anspruchsvolle Tätigkeit wieder einzudenken.

So zu arbeiten, ist pure Zeitverschwendung. Und dass können Sie sich jetzt einfach nicht leisten!

Starten Sie also die Arbeit an Ihrem Projekt “BGM Konzept erstellen” damit, dass Sie sich – mindestens mal für die oben beschriebene Projektplanung – mehrere Stunden Zeit nehmen und die Stunden in Ihrem Kalender blocken. Sorgen Sie dafür, dass Sie in diesem Zeitraum wirklich nicht gestört werden. Konzentrieren Sie sich nur auf die Planung.

Nutzen Sie dafür am besten eine Tageszeit, zu der Sie geistig am fittesten sind. Und versuchen Sie – ich weiß wirklich, wie schwer das ist – nicht darüber nachzudenken, ob Sie jetzt Lust auf Ihre Projektplanung haben!! Einfach machen!

Sie werden deutlich schneller fertig.

Tipp 3: Dranbleiben

Mal angenommen: Sie haben Ihre Projektplanung erstellt. Haben einige Stunden mit Überlegen, Schreiben, Recherchieren, Ändern, verbracht. Und nun sind Sie damit fertig.

Bestimmt sind Sie ganz stolz auf sich. Zu Recht!

Was jetzt aber auf keinen Fall passieren darf:

Sie legen den Plan in die Schublade oder in einen Ordner auf Ihrem Laufwerk ab. In 4 Wochen fällt er Ihnen wieder ein und Sie stellen fest: Der Zeitplan funktioniert jetzt gar nicht mehr. Und irgendwie ist die Energie, mit der Sie die Planung gemacht haben, auch völlig verpufft. Misst – alles war umsonst!

Und wahrscheinlich entscheiden Sie dann, Ihr BGM Konzept erstmal auf Eis zu legen.

Deshalb:

Bitte bleiben Sie jetzt unbedingt am Ball. Schau´n Sie sich den Plan regelmäßig an. Sie könnten sich eine Erinnerung in Ihren Terminkalender schreiben: Jeden Mittwochnachmittag “Projektplan BGM Konzept prüfen”.

Arbeiten Sie damit. Ändern sie ihn, wenn nötig. Passen Sie ihn an neue Rahmenbedingungen an.

Und machen Sie vor allem eines:

Setzen Sie ihn um!

 

Es passt gut, finde ich –

das Bild vom hohen Berg, dessen Gipfel der Bergwanderer nur erreicht hat, weil er einen Schritt nach dem anderen gemacht hat.

 

 

 

Genau so funktioniert es. Wir gehen ein großes Ziel an, in dem wir den ersten Schritt machen und dann einen weiteren und dann noch einen – ohne uns von dem entfernten Gipfel abschrecken zu lassen.

Fazit

Ziele und eine Strategie für Ihr Betriebliches Gesundheitsmanagement zu erarbeiten und daraus ein Konzept zu erstellen, ist wirklich nichts, was Sie aus dem Handgelenk schütteln können. Sie brauchen Zeit, und Sie brauchen eine Planung.

Die Zeit können Sie finden,

• in dem Sie Ihrem Projekt eine hohe Priorität geben und anderes radikal streichen.
• in dem Sie für hohe Konzentration sorgen, wenn Sie daran arbeiten.
• in dem Sie am Ball bleiben und vermeiden, in ein paar Monaten wieder neu anfangen zu müssen.

Vorgehen können Sie,

• in dem Sie zuerst Ihre Hauptaufgaben sammeln,
• dann entscheiden, wann die Aufgabenpakete fertig sein sollen und dann
• nach und nach ein Aufgabenpaket nach dem anderen in kleine Todos zerlegen.

Viel Erfolg dabei.